Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp cho các nghiệp vụ này được triển khai nhanh chóng, hiệu quả, tối ưu, tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Trong đó, kế toán đám mây được xây dựng dựa trên sự phát triển của công nghệ điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập các chức năng kế toán thông qua bất kỳ trình duyệt web thông thường nào. Điều này cho phép kế toán viên có thể làm việc từ xa, bất kỳ nơi đâu, miễn có kết nối Internet. Ứng dụng này tạo ra cơ sở hạ tầng CNTT đáng tin cậy, hợp lý hóa hiệu suất kinh doanh và hỗ trợ phát triển, tăng trưởng của các doanh nghiệp.
Theo Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Mỹ (NIST), điện toán đám mây (Điện toán đám mây) được định nghĩa là "mô hình dịch vụ cho phép người truy cập tài nguyên điện toán dùng chung (mạng, server, lưu trữ, ứng dụng, dịch vụ) thông qua kết nối mạng một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi, theo yêu cầu. Tài nguyên điện toán đám mây có thể được thiết lập hoặc hủy bỏ nhanh chóng bởi người dùng mà không cần sự can thiệp của Nhà cung cấp dịch vụ". Điện toán đám mây hay còn gọi là điện toán máy chủ ảo, là mô hình điện toán sử dụng công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Ở mô hình điện toán này, mọi khả năng liên quan đến công nghệ thông tin đều được cung cấp dưới dạng các dịch vụ cho phép người sử dụng truy cập các dịch vụ công nghệ từ một nhà cung cấp nào đó “trong đám mây” từ xa mà không cần phải có các kiến thức, kinh nghiệm về công nghệ đó, cũng như không cần quan tâm đến các cơ sở hạ tầng phục vụ công nghệ đó. Hay nói cách khác, các công ty cung cấp dịch vụ đám mây cho phép người dùng lưu trữ tệp và ứng dụng trên máy chủ từ xa, sau đó truy cập tất cả dữ liệu qua Internet. Tùy theo chức năng và cấu tạo các tầng hệ thống, người ta phân chia ra các loại dịch vụ điện toán đám mây, phổ biến nhất là SaaS, PaaS và IaaS.
Lợi ích mang lại khi sử dụng phần mềm kế toán trên nền tảng ĐTĐM:
Một là, cải thiện việc bảo mật dữ liệu
An ninh mạng đối với lĩnh vực kế toán – kiểm toán rất được quan tâm vì dữ liệu khách hàng và các thông tin nhạy cảm của công ty rất dễ bị tấn công mạng. Do vậy kế toán luôn phải đối mặt với các mối đe dọa liên quan đến phần mềm, phần cứng và các kênh thông tin liên lạc. Với điện toán đám mây, dữ liệu có thể được lưu trữ trên đám mây nơi mức độ bảo mật và quyền riêng tư được đảm bảo rất cao vì nó được thiết kế bởi nhiều lớp bảo mật. Hơn nữa nhà cung cấp giải pháp kế toán đám mây sẽ chịu trách nhiệm quản lý và tự động cập nhật phần mềm theo định kỳ, và việc bảo trì và nâng cấp được tiến hành đồng thời trên toàn doanh nghiệp.
Khác với hệ thống kế toán tại chỗ và các trung tâm dữ liệu vật lý sẽ khó tránh khỏi thiên tai như mưa bão, hỏa hoạn hoặc trộm cắp, máy chủ, ổ cứng và thiết bị dễ dàng bị hỏng hoặc bị đánh cắp dẫn đến việc mất toàn bộ dữ liệu được lưu trữ bên trong, thì việc lưu trữ dữ liệu kế toán trên đám mây cũng tránh được những rủi ro này vì dữ liệu được thường xuyên tự động sao lưu trên đám mây. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể ẩn tất cả dữ liệu kế toán khỏi những con mắt tò mò bằng cách sử dụng các biện pháp bảo mật như tường lửa, mã hóa dữ liệu và xác thực đa yếu tố.
Hai là, truy cập dữ liệu dễ dàng
Với hệ thống kế toán dựa trên máy tính để bàn, nhân viên kế toán thường được gắn cố định với một phòng làm việc, vì dữ liệu, phần mềm và tài khoản của họ được lưu trong ổ đĩa nội bộ. ĐTĐM cho phép chia sẻ dữ liệu qua mạng Internet, vì vậy dữ liệu kế toán và các ứng dụng khác được lưu trữ trên đám mây, nhân viên kế toán có thể truy cập nhanh chóng mọi lúc mọi nơi chỉ với điều kiện có thiết bị kết nối internet. Phần mềm kế toán dựa trên đám mây cho phép khả năng truy cập 24/7, giúp kế toán dễ dàng truy cập hồ sơ, báo cáo và hóa đơn, biên lai ở bất kỳ đâu. Điều này giúp các chuyên gia kế toán có thể làm việc từ xa. Hơn nữa, ĐTĐM cho phép truy cập dữ liệu trong thời gian thực, vì vậy phần mềm kế toán đám mây cung cấp cho doanh nghiệp một bức tranh tổng thể về các hoạt động gần đây nhất của doanh nghiệp, tự động cập nhật các giao dịch tài chính, cho phép người dùng theo dõi hiệu suất kinh doanh và giúp quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên thông tin và thực trạng tài chính trong thời gian thực.
Ba là, cải thiện độ chính xác
Vì điện toán đám mây cho phép tự động hóa hầu hết các chức năng kế toán, nên giảm thiểu sai sót của con người. Sử dụng các mẫu sổ nhật ký, hóa đơn và nhật ký các bút toán hạch toán cộng dồn tự động đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hồ sơ tài chính. Các kế toán viên cũng cảm thấy thoải mái khi mọi giao dịch trên tài khoản tiền gửi ngân hàng đều được hiển thị và tự động đối chiếu trong tệp kế toán đám mây, đảm bảo rằng họ không bỏ sót bất kỳ giao dịch kinh tế nào.
Bốn là, Tăng cường tốc độ
Tính năng tự động hóa trong hệ thống điện toán đám mây giúp thực hiện nhanh chóng các công việc thường ngày, giúp kế toán có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các chức năng khác, gia tăng hiệu suất làm việc. Bên cạnh việc loại bỏ lỗi của con người, tự động hóa các quy trình quan trọng giúp ngăn chặn việc trùng lặp dữ liệu, tiết kiệm thời gian và công sức. Với kế toán đám mây, dữ liệu sẽ tự động được lưu và sao lưu, vì vậy kế toán không phải lãng phí thời gian để lưu hoặc sao lưu dữ liệu, và kế toán luôn đăng nhập vào phần mềm mới nhất với tất cả các tính năng được cập nhật.
Năm là, tạo điều kiện cho sự hợp tác
Khi làm việc trong môi trường kế toán truyền thống, bạn có quyền truy cập hạn chế vào các báo cáo và hồ sơ của mình, khiến việc cộng tác với đồng nghiệp và lãnh đạo trở nên khó khăn. ĐTĐM làm cho sự hợp tác trở thành một quy trình đơn giản. Các thành viên trong nhóm có thể xem và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và an toàn trên nền tảng dựa trên đám mây. Một số dịch vụ dựa trên đám mây thậm chí còn cung cấp không gian để kết nối nhân viên trong toàn tổ chức, do đó làm tăng sự quan tâm và sự tham gia. Phần mềm kế toán đám mây cung cấp cho doanh nghiệp công cụ cần thiết để tự động hóa các quy trình thủ công, tạo điều kiện cho chuyên viên kế toán tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn. Ví dụ như nhân viên ghi sổ và chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xử lý các công việc cơ bản như thanh toán hóa đơn và đối chiếu ngân hàng, còn nhân viên kế toán xử lý các chức năng phức tạp hơn như lập dự toán dài hạn, lập báo cáo chuyên sâu và lập kế hoạch.
Sáu là, thúc đẩy phương thức làm việc không giấy tờ (paperless):
Trong hệ thống kế toán truyền thống, kế toán phải giải quyết các thủ tục giấy tờ và nhập liệu thủ công, điều này dẫn đến quy trình chậm và kém hiệu quả. Với kế toán đám mây, kế toán có thể giảm đáng kể sự phụ thuộc vào thủ tục giấy tờ vì họ gửi hóa đơn qua email cho khách hàng, loại bỏ chi phí in ấn và bưu phí, đẩy nhanh quá trình thanh toán. Các biên lai và hóa đơn đến có thể được scan và upload, lưu lại trong phần mềm kế toán. Báo cáo tài chính và dữ liệu tài chính khác của doanh nghiệp được lưu trữ trên đám mây, kế toán không cần phải lưu trữ các giấy tờ gốc, tiết kiệm chi phí lưu trữ và không gian lưu trữ hồ sơ.
Bảy là cải thiện mối quan hệ với khách hàng
Kế toán cần duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng của mình. Điện toán đám mây cho phép họ cộng tác với khách hàng trên mọi thiết bị. Kế toán làm việc với các nhà cung cấp, nhà phân phối và các đối tác kinh doanh, có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ hóa đơn, hợp đồng nào hoặc xác định xem một khoản thanh toán có bị bỏ sót hay không. Điều này giúp kế toán đảm bảo rằng tất cả các giao dịch đều được cập nhật, giúp giảm bớt quy trình khai thuế. Thêm vào đó, kế toán đám mây còn giúp bộ phận kế toán kết nối với khách hàng 24/7, cho phép cả hai bên theo dõi chặt chẽ tình trạng đơn hàng, thanh toán và thậm chí nhanh chóng xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Tám là, hoạt động linh hoạt và có thể mở rộng
Điện toán đám mây cho phép kế toán mở rộng quy mô tài nguyên của họ lên hoặc xuống bất cứ khi nào cần thiết để đảm bảo họ chỉ trả tiền cho những gì họ cần. Với điện toán đám mây, kế toán có thể đáp ứng các yêu cầu và đòi hỏi của một doanh nghiệp đang phát triển. Điều này là do tính năng mở rộng của điện toán đám mây cho phép họ chuyển đổi sang giải pháp kế toán toàn diện hơn khi doanh nghiệp phát triển. Nó cũng cho phép bạn tích hợp các tiện ích bổ sung và các tùy chọn phần mềm để tùy chỉnh giải pháp kế toán của bạn. Phần mềm kế toán đám mây còn đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập, startup và doanh nghiệp nhỏ nhờ khả năng mở rộng và khả năng xử lý mạnh mẽ vốn chỉ dành cho các doanh nghiệp có ngân sách khổng lồ.
Chín là, tiết kiệm chi phí
Đây là lợi ích quan trọng mà ĐTĐM mang lại cho các tổ chức. Thay vì phải mua các máy chủ vật lý truyền thống với chi phí lớn, các tổ chức có thể đi thuê nền tảng hạ tầng trên ĐTĐM sẽ rẻ hơn rất nhiều. Hệ thống kế toán tại chỗ truyền thống yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập một trung tâm dữ liệu vật lý. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bỏ một khoản lớn vào đầu tư phần cứng, nhân sự cũng như thời gian và công sức để cài đặt và duy trì giải pháp. Người dùng sẽ tiết kiệm được chi phí khá lớn khi sử dụng máy chủ ảo đám mây vì họ không phải tốn chi phí mua thiết bị, lắp đặt, vận hành và bảo trì như máy chủ vật lý, hay trả tiền cấu hình như với máy chủ ảo, thay vào đó họ chỉ phải trả tiền cho các dịch vụ và nhu cầu sử dụng của mình.
Mười là, tăng cường tính tập trung
Với điện toán đám mây, tất cả dữ liệu tài chính được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu, cho phép mọi người truy cập vào thông tin tương tự. Các kế toán viên làm việc từ các bộ phận khác nhau không phải mất thời gian tìm ra bảng tính nào phù hợp. Điều này đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các quy trình và báo cáo tài chính
Những khó khăn các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình ứng dụng phần mềm kế toán điện toán đám mây
Vấn đề bảo mật dữ liệu
Rò rỉ dữ liệu có thể là một thảm họa, không chỉ đối với khách hàng có thông tin đã được tiết lộ, mà còn đối với chính nhà cung cấp dịch vụ kế toán đám mây, vì thông tin cá nhân, bản ghi nhớ nội bộ và thậm chí mã hóa phần mềm độc quyền đều có thể được thu thập thông qua khai thác bảo mật. Mặc dù các máy chủ lưu trữ đám mây được sử dụng trong dịch vụ kế toán đám mây được bảo mật trong điều kiện tốt nhất của nhà cung cấp, tuy nhiên chỉ cần một lần rò rỉ dữ liệu hoặc bị tấn công cũng có thể gây tổn hại đáng kể đến danh tiếng và tài chính của khách hàng cũng như các công ty. Rủi ro này hay xảy ra dưới các hình thức sử dụng các trang web lừa đảo được thiết kế để đánh lừa khách hàng, sử dụng các chương trình độc hại được cài đặt trên máy khách hoặc máy của công ty, đánh chặn gói dữ liệu trực tiếp,…Bên cạnh đó, các điều luật và cơ chế chính sách về quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên liên quan như các nhà cung cấp dịch vụ cũng chưa thực sự rõ ràng cũng là một vấn đề khiến doanh nghiệp e dè.
Những hạn chế về công nghệ
Kế toán đám mây là một trong những phát triển phần cứng và phần mềm mới nhất trong ngành kế toán, liên tục được cập nhật để bổ sung các tính năng mới và vá các lỗ hổng có thể có trong quá trình lập trình. Tuy nhiên, giống như tất cả các công nghệ khác, kế toán đám mây có những hạn chế riêng, với các yếu tố như tốc độ kết nối internet, vùng phủ dữ liệu di động và thậm chí cả thiết kế phần mềm đều đóng vai trò như những rào cản tiềm ẩn ngăn cản kế toán đám mây phát huy hết tiềm năng của nó như một phương pháp kế toán hiệu quả và thuận tiện. Mặt khác, việc giới hạn về băng thông hoặc dữ liệu cũng là hạn chế của kế toán đám mây. Giới hạn băng thông là tổng khối lượng thông tin tối đa được truyền giữa thiết bị đầu cuối của khách hàng và máy chủ kế toán đám mây tại bất kỳ thời điểm nào, đôi khi được gọi là giới hạn dữ liệu. Tốc độ đường truyền không ổn định có thể là một trong những nguyên nhân lớn khiến doanh nghiệp còn chưa muốn chuyển đổi hoàn toàn sang điện toán đám mây, bởi nếu có sự cố về đường truyền, đường truyền đứt đột ngột thì thiệt hại về sản xuất sẽ khó mà lường trước được.
Buộc phải sử dụng những nghiệp vụ có sẵn của dịch vụ:
Mặc dù không hẳn là nhược điểm lớn của kế toán đám mây, nhưng một số khách hàng có nhu cầu cụ thể liên quan đến chức năng phần mềm và lưu trữ dữ liệu có thể thấy rằng loại phần mềm được lập trình và cho thuê bởi công ty cung cấp dịch vụ phần mềm kế toán đám mây được thực hiện với mục đích sử dụng chung nhiều hơn. Phần mềm kế toán đám mây không thể hoạt động trong các tình huống cụ thể mà nó không được xây dựng trước. Nếu có yêu cầu riêng, công ty phải gửi yêu cầu đến bộ phận mã hóa của các nhà phát triển phần mềm kế toán đám mây hoặc để khách hàng tìm kiếm những phần mềm thay thế có thể đáp ứng các yêu cầu cụ thể của họ.
Tóm lại kế toán dựa trên nền tảng điện toán đám mây đã tạo ra cho doanh nghiệp các giải pháp hiệu quả về chi phí, nhân lực; là động lực cho chuyển đổi số; cho phép các doanh nghiệp đi đầu đổi mới, vận hành và kinh doanh kịp thời và hiệu quả hơn.
ThS. Trần Quỳnh Hương
Học viện Ngân hàng
Tài liệu tham khảo